shack
2018-06-04

Time to meet

Del 6: Alle kongresser trenger litt galskap for å fungere

Kongresser trenger en tydelig rød tråd for å lykkes. Men hvordan kommer man på et tema for møtet, og hvordan kan man vite om det er bra? Vendela Englund Burnett har hatt ansvar for to store kongresser de siste årene. Hennes tips er å kombinere en streng struktur med lett galskap.

– Prosjektgruppen som arrangerer kongressen, må ha både kreative vulkaner og strukturerte excel-mennesker. Og man må lytte til begge typene, sier Vendela Englund Burnett, distriktslegen som i dag driver en privat helsesentral. Før det var hun sjef for primærhelsetjenesten i Värmland. I den egenskapen var hun blant annet ansvarlig for en nasjonal kongress for primærhelsetjenesten for mennesker med alle tenkelige roller innen helsetjenesten. Tanken var at kongressen skulle handle om alt det bra som gjøres, fra behandling av benskjørhet til hvordan man strukturerer telefonkøer.

– Alle skulle bidra med sine gode erfaringer. Ut fra dette skapte vi bildet av en buffé, et spleiselag der alle bidro. Spleiselaget ble den røde tråden som vi hele tiden holdt fast ved. Det ble en rettesnor som fortalte oss når vi skulle si ja, og når vi skulle si stopp.

Temaet var på plass visuelt allerede i innbydelsen og i de digitala kanalene. Det fulgtes opp på stedet med presentasjonene, antrekket til vertene, maten, underholdningen og til og med i form av kunstgress og sittegrupper der man kunne sette seg ned og prate. På den måten ble spleiselaget en konkret og aktuell metafor for at alle skulle bidra med det de kunne bidra med. Det var et bilde som deltakerne forstod og kunne ta til seg.
– Sittegruppene fungerte for eksempel svært godt. Her kom folk så snart det var pause. De ble na-turlige inspirasjonsplasser der man kunne dele tanker. Og det var jo meningen med hele konferan-sen.

Lag en rød tråd!

1. Sett sammen en prosjektgruppe som består av både kreative individer og organisatorer. (Vær nøye med at roller og arbeidsopppgaver er ekstremt tydelig fordelt.)
2. Våg å slippe løs kreativiteten.
3. Sørg for at temaet er forankret i en sannferdig analyse (ikke prøv å pynte på sannheten).
4. Den røde tråden skal fungere som en tydelig metafor for møtets mål.
5. Gi temaet en visuell form som løper gjennom hele prosjektet.
6. Lag overraskelser som forsterker temaet.
7. Sørg for at forelesernes tekster følger den røde tråden.
8. Klargjør temaet for alle samarbeidspartnerne.
9. Bruk temaet som rettesnor for alle beslutninger. Alt som ikke passer inn, skal bort!
10. Planlegg alt i minste detalj.

Finn den røde tråden

At Vendela selv er en av de «kreative vulkanene» er tydelig når du treffer henne. Tanker og ideer strømmer på under intervjuet. Men hva gjør man egentlig for å finne en rød tråd til møtet?
– For slike som meg er det aldri vanskelig å finne et tema og fylle det med innhold. Det skjer helt naturlig. Derfor trenger man folk med ideer som kan være med fra starten i prosjektgruppen. Man må også våge å slippe taket og sette dem i gang. Men snart trenger man også en annen type mennes-ker til planlegging og gjennomføring. Så sammensetningen i gruppen er viktig. Alle gode ideer tar jo tid å gjennomføre, og man må også gå ut fra at noen ting vil mislykkes. Noe gjør alltid det i siste øyeblikk. Men med tydelig planlegging og riktige typer mennesker går det an å løse.

Hva fungerer best?

Men hva er det som er så bra med å ha en rød tråd? Ifølge Vendela Englund Burnett handler det om at temaet skal fungere både visuelt og følelsesmessig. Derfor må ideen være enkel og tydelig. Del-takerne skal kunne se grunntanken og bære den med seg etterpå. Men for at den røde tråden skal fungere, må den være aktuell og ha relevans for det som skjer i deltakernes hverdag. Hvis ikke, kan det kjennes anstrengt og i verste fall bli kontraproduktivt.
– Jeg var med i prosjektgruppen for en vitenskapelig kongress som fikk navnet «Liv och lust». Vi visste hvor tøft det kunne være å jobbe i helsesektoren. Det kunne vi ikke ignorere.

Derfor ble det viktig å skape inspirasjon og pusterom. Resultatet ble en kongress der alt handlet om å skape balanse, glede og velvære. Tanken var å vise at det livsnødvendige også kunne være oppløf-tende, og at dette er et viktig aspekt når det gjelder helse. Også maten, aktivitetene og underhold-ningen fulgte den røde tråden. Maten var sunn, helt uten transfett. Og som underholdning lagde vi for eksempel filmer og spesialskrevne sanger som ble fremført som allsang. Én sang het «Vi gjør det til uken». Det kan høres teit ut, men det fungerte. Folk ble glade og kunne reflektere sammen. Det ble et viktig innspill som de tok med seg, konstaterer Vendela Englund Burnett.

Lag en rød tråd!

1. Sett sammen en prosjektgruppe som består av både kreative individer og organisatorer. (Vær nøye med at roller og arbeidsopppgaver er ekstremt tydelig fordelt.)
2. Våg å slippe løs kreativiteten.
3. Sørg for at temaet er forankret i en sannferdig analyse (ikke prøv å pynte på sannheten).
4. Den røde tråden skal fungere som en tydelig metafor for møtets mål.
5. Gi temaet en visuell form som løper gjennom hele prosjektet.
6. Lag overraskelser som forsterker temaet.
7. Sørg for at forelesernes tekster følger den røde tråden.
8. Klargjør temaet for alle samarbeidspartnerne.
9. Bruk temaet som rettesnor for alle beslutninger. Alt som ikke passer inn, skal bort!
10. Planlegg alt i minste detalj.