Förvandla mötet till en PR-maskin - Arman Teimouri
2018-04-09

Time to meet

Del 4: Gjør møtet om til en PR-maskin!

Har du tenkt på at det minste lille møtet er fylt av informasjon? Rett vinklet kan den bygge varemerke minst like bra som en reklamekampanje. Ikke gå glipp av muligheten til markedsføring som dukker opp hver gang du arrangerer et møte.

Mange har arbeidsdager fullspekket med møter. Både store og små møter har tendens til å fylle dagene våre. Ofte er de interessante og betydningsfulle, men noen ganger oppfattes de mest som irriterende tidstyver. Men selv om et møte er uviktig for akkurat deg, så kan likevel innholdet være tankevekkende for noen andre.

Arman Teimouri har arbeidet med PR og markedsføring i femten år. I dag er han kommunikasjonssjef på Karlstad Congress and Culture Centre, KCCC, og bruker mye av tiden sin på markedsføring av møter. Han mener at møter en undervurdert kilde for PR, altså nyheter som spres via media. Men egentlig er det ikke selve møtet som er spennende, men snarere møtets innhold.
– Møter er fulle av fakta, nye tanker, eksperter og hendelser som kan være av interesse for alle, konstaterer han.

Pressemateriale

Ha alltid aktuelt pressemateriale klart før møtet. Hvis media tar kontakt, skal du raskt kunne sende velskrevet og lettforståelig informasjon om det aktuelle møtet, dets budskap og den aktøren som arrangerer. Bilder er minst like viktig som tekst. Tenk derfor ut gode fotomuligheter for de fotografene som vil komme for å dokumentere.

Våg å spørre!

Har du ikke tid og krefter til å skape PR rundt møtet ditt? Eller vet du ikke hvordan du skal formulere en pressemelding og hvor du senere skal sende den? Snakk med ditt convention bureau eller ta kontakt med et PR-byrå. De hjelper gjerne til både på internasjonalt, nasjonalt og regionalt nivå.

Rimelig PR

Ved å se hvert møte som en mulig markedsføringskanal, kan en organisasjon eller et selskap få ut massevis av viktig kommunikasjon og på en rimelig måte. Men mange går glipp av denne muligheten, kanskje fordi de tror at deres møte er uinteressant.
– Det finnes en redsel for å snakke med media. Kanskje man synes at møtet er for lite eller at innholdet er for snevert. Men journalistene blir glade for nye oppslag. De leter hele tiden etter nye innfallsvinkler og reportasjeoppslag. Derfor skal man alltid se på møtene sine som mulige nyheter, sier Arman Teimouri.

Alle selskaper, sammenslutninger og organisasjoner er også varemerker. Varemerket formes av alt som sies eller gjøres i varemerkets navn, ikke minst via media. Å sende ut gjennomtenkte budskap kan derfor være en kostnadseffektiv måte å forsterke eller forme varemerket ditt på. På denne måten styrer du informasjonen i den retningen du selv ønsker.

Men hvordan går man frem for å få publisitet rundt møtet sitt? Ifølge Arman Teimouri trenger det ikke å være spesielt vanskelig:
– Start med å tenke på hvilke mulige budskap, eksperter og emner som kan være interessante. Tenk deretter på hvem målgruppen er og hvordan du når den. Hvis det skal bli en nyhet i vanlige medier, må det berøre allmennheten ganske bredt. Tenk også på om interessen er lokal, nasjonal eller til og med internasjonal. Er målgruppen mer bransjespesifikk, finnes det spesielle aviser, nettsider og blogger du kan rette deg mot. Og husk at du kan sende samme informasjon til flere ulike medier, forklarer han.

Neste trinn er å planlegge hvordan og når du skal distribuere dine nyhetsoppslag.
– Informasjonen kan bestå av en pressemelding der du kort forteller det du vil. Er det et generelt møte kan du sende med en invitasjon. Du kan også ringe eller skrive en enkel e-post. Husk å være ute i god tid slik at redaksjonene rekker å planlegge.

Riktig fokus

Føles det vanskelig eller tidkrevende? Da finnes det mange PR- og kommunikasjonsbyråer både lokalt og nasjonalt. De kan være støtte både for å meisle ut hva som er riktige nyheter, og hvordan du skal formidle dem.
– Men ikke bare heng deg opp i å bygge varemerke i media. Selve møtet er også en perfekt nyhetskanal. Her finnes det en mulighet til å få ut et budskap til alle møtedeltakere, som igjen fører det videre i sine nettverk. Bare husk at man ikke kan huske alt som sies. Bestem hva som er viktigst, og fokuser på det.

Hvis byen der møtet holdes er med på notene, kan det man vil si dessuten bli synlig lokalt på stedet:
– I en mindre by som Karlstad merkes store møter tydelig. Her drukner man ikke i alt annet. Restauranter og hoteller samarbeider gjerne for å løfte budskapet ditt, og hvis man setter varemerket på bannere og reklameplakater så syns det. På denne måten kan et varemerke plutselig dominere. Det bidrar til å bygge samhold i en gruppe.

Andre aktører vil heller by på et uventet storbybesøk med en mengde ulike typer av opplevelser for den enkelt møtedeltakeren.
– Da kan man også diskutere med visse samarbeidspartnere for å få til noen felles aktiviteter i alle fall. Hvert møte er jo en mulighet til å få ut informasjon og bygge gruppedynamikk. Tenk derfor gjennom hvem deltakere er og hva du faktisk vil at de skal ta med seg når møtet er slutt. Det tjener både arrangører og deltakere på, sier Arman Teimouri.

Pressemateriale

Ha alltid aktuelt pressemateriale klart før møtet. Hvis media tar kontakt, skal du raskt kunne sende velskrevet og lettforståelig informasjon om det aktuelle møtet, dets budskap og den aktøren som arrangerer. Bilder er minst like viktig som tekst. Tenk derfor ut gode fotomuligheter for de fotografene som vil komme for å dokumentere.

Våg å spørre!

Har du ikke tid og krefter til å skape PR rundt møtet ditt? Eller vet du ikke hvordan du skal formulere en pressemelding og hvor du senere skal sende den? Snakk med ditt convention bureau eller ta kontakt med et PR-byrå. De hjelper gjerne til både på internasjonalt, nasjonalt og regionalt nivå.