Del 3: Tänk teater och gör mötet till ett outplånligt intryck
2018-03-13

Time to meet

Del 3: Tenk teater slik at møtet gjør et uutslettelig inntrykk

Alle møter har et formål. Som møtearrangør vil man gjerne at dette formålet skal nå frem til deltakerne og bli husket. Men det er ikke alltid like enkelt. Et tips er å skape effekter med knep fra teaterets verden.

Det kan være mektig å se en spennende Netflix-serie eller en etterlengtet teaterforestilling. Det vekker engasjement og sterke følelser. Vi følger hovedpersonenes minste bevegelser intensivt for å få vite hvordan det skal gå. Når slutten kommer innser man med sorg at det er over for denne gangen. Så forlater man dramaet med hjernen fullstappet med inntrykk, klar til å diskutere med andre som har opplevd det samme. Akkurat slik vil møteprodusenten Jakob Rubenson at også møter skal fungere:
– Møter er litt som teater, det er noen lengst fremme som gjør noe som publikum skal følge. Men de fleste møter er veldig dårlige på å skape dramaturgi og dynamikk. Som oftest fylles tiden med folk som snakker til en ensformig powerpoint-presentasjon. Etter en hel dag der alt ser likt ut er det ikke rart at folk blir lei, sier han.

Tips for effektive lokaler

1. Undersøk lokalet på stedet.

2. La magefølelsen styre og skriv ned hva du vil få til. Bruk dette som rettesnor gjennom hele prosessen.

3. Sjekk alle mål og dører slik at alt får plass.

4. Sørg for at det fungerer selv om mange uteblir eller hvis det dukker opp flere enn beregnet.

5. Ikke la deg styre av din egen smak, ta istedet utgangspunkt i deltakerne.

6. Unngå det forventede og våg å teste nye ting.

7. Lytt til alle involverte i god tid på forhånd for å minske feilmarginen. Men husk at alle som mener noe må være ok med de retningslinjene som magefølelsen din representerer.

Jakob Rubensons oppskrift for å motvirke kjedsommelighet er overraskelser. Akkurat som på teateret bruker kan lys, lyd, rekvisita og bevegelse for å skape liv og uventede vendinger.
– Tenker man slik blir kommunikasjonen enda mer effektiv. Tempovekslinger, uventede kulturinnslag og estetikk er knep som brukes for få folk til å våkne og lytte. Som deltaker skal man føle at det gjelder å være forberedt for her kan hva som helst skje. Ellers risikerer man at publikum føler seg for trygge. De vet at ingen ser dem eller krever noe. Da er det lett å sovne i stolen. Som møtearrangør er det et mareritt, men et ganske vanlig et dessverre.
For å skape den ettertraktede dynamikken pleier Jakob og teamet hans å lage en følelsesgraf for møtet. Der tegner de inn når det skal føles viktig og litt urovekkende, og når folk får nyte, le eller hvile.

– Vi pleier å kalle den angstgrafen, sier han halvveis for spøk, halvveis på alvor. Det er bra med litt angstfølelse, blandet med kjærlighet og fellesskap. Det kan høres ullent ut, men mange møter er for kliniske. Men hvis man får inn følelser og interaksjon, berører man folk på et dypere nivå og forsterker opplevelsen.
Men hva gjør man for at et møte skal bli overraskende? Et knep er å skape tempovekslinger mellom rolige, lyttende innslag og andre som krever aktiv deltagelse. For å øke interaksjonen kan man for eksempel lage korte filmer i løpet av dagen der man intervjuer deltakerne om ulike ting. Disse vises deretter i plenum.
– Allerede når den første filmen vises forstår folk at de må følge med for å kunne svare på eventuelle spørsmål, konstaterer Jakob.

Et annet knep for å få til en vekselvirkning er å jobbe med lyset i rommet. Akkurat som på teateret er lyset en smart venn når man vil jobbe med effekter.
– Lyset kan brukes for å få folk til å se på en viss ting. Men det kan også brukes for å variere rommet. Ulikt lys gir ulike følelser. Hvis man skaper et lyst og åpent rom, opplever deltakerne at det er litt friere og roligere. Man lytter hvis man vil. I et mørkere og mer intimt rom øker istedet konsentrasjonen.
Tor Cederman er frilansende utstillingsformgiver, scenograf og kunstner. Han ser også på lyset som en viktig faktor når man skal skape et møte som har effekt.
– Smart belysning er et must, ellers føles alt som dårlig kvalitet. Tenk bare på at lysrør roter det til. Og koselige lyslykter fungerer liksom ikke i et slikt miljø.
Både Tor og Jakob mener at flere møter burde by på kultur av ulike slag. Ifølge Tor Cederman fungerer kulturen og kunsten som en romslig sidekick som på en abstrakt måte skaper sammenheng og formidler møtets røde tråd.
– En installasjon eller et kunstverk kan få folk til å snakke med hverandre. De mener ting, blir engasjerte og får nye innfallsvinkler. Det fører til at man forstår møtets røde tråd på et dypere plan og husker den etterpå.

Helst vil Tor Cederman at den røde tråden skal merkes overalt der møtedeltakerne befinner seg. Det kan handle om alt fra resepsjon og toaletter til gjestenes hotell, og gjerne med et glimt i øyet.
– Hvis man tenker helhet og former alle miljøer, blir det en enorm forsterkning av det man vil si. Dersom temaet dukker opp på uventede steder får det ekstra gjennomslag. Men man må ta utgangspunkt i tid og penger. Hvis man har lite tid og lite budsjett, er det bedre å gjøre bare én veldig bra ting enn å gjøre mange halvgode. Men det trenger ikke å innebære at det største budsjettet skal legges på kveldens artist. Det er minst like viktig å reflektere over noe viktig i løpet av dagen. I beste fall kommer man hjem med en skikkelig aha-opplevelse, sier han.

 

Tips for effektive lokaler

1. Undersøk lokalet på stedet.

2. La magefølelsen styre og skriv ned hva du vil få til. Bruk dette som rettesnor gjennom hele prosessen.

3. Sjekk alle mål og dører slik at alt får plass.

4. Sørg for at det fungerer selv om mange uteblir eller hvis det dukker opp flere enn beregnet.

5. Ikke la deg styre av din egen smak, ta istedet utgangspunkt i deltakerne.

6. Unngå det forventede og våg å teste nye ting.

7. Lytt til alle involverte i god tid på forhånd for å minske feilmarginen. Men husk at alle som mener noe må være ok med de retningslinjene som magefølelsen din representerer.