Patrick Standfast
2018-08-28

Del 7: Teknologi som tilrettelegger

Tekniske løsninger er snarere regelen enn unntaket på dagens møter. Men det handler ikke bare om lyd, lys og PowerPoint-presentasjoner. Digitalisering gjør det mulig å arrangere møter som er tilpasset hver enkelt deltaker. Dermed kan møtet bli både mer effektivt og mer virkningsfullt.

Hvert møte har et formål. Spørsmålet er bare hvilket? Ny forskning viser at møtedeltakere sjelden har de samme motivene for å delta. Noen er der for å bygge nettverk, andre på grunn av interessante forelesere og atter andre igjen kun fordi de har blitt beordret til det. Hver møtedeltaker har sitt syn på det som skal diskuteres. Det kan skape problemer. Man risikerer at deltakerne har ulik oppfatning om hva møtet dreier seg om.

Ofte har de dessuten varierende kunnskap om det som skal diskuteres. Noen kan mye, mens andre kun har en vag oppfatning om det aktuelle emneområdet. Patrick Standfast er Creative Director i Karlstad Innovation Park, som gjennom co-creation tester ut ulike digitale løsninger for økt samarbeid og kreativitet. Han konstaterer at møter er som en løpekonkurranse. Alle som stiller til start, må vite hvilken distanse de skal løpe. Ellers kan de ikke trene riktig på forhånd eller velge riktig type sko.
– På et møte der alle stiller med ulike forutsetninger, kan noen forsøke å drive frem beslutninger, mens andre prøver å jobbe kreativt eller skape bedre samhold. Da risikerer man at resultatet blir null, konstaterer han.

Skal alle dra i samme retning, må man derfor i god tid før møtet være tydelig når det gjelder formål. Man må også sørge for at alle har samme kunnskap om innholdet.
– Man kan jo sende ut e-post i forkant. Men ettersom alle mennesker har forskjellig måte å tilegne seg informasjon på, er det stor fare for at mange går glipp av det vesentligste. Og da må man bruke dyrebar møtetid på å gi alle samme forutsetninger.

For å unngå dette kan man ta i bruk digital teknologi. Ved å benytte forskjellige verktøy og kanaler kan man gi hver enkelt informasjon på den måten som passer ham/henne best.
– Man kan f.eks. kombinere tekst med korte filmer om mål og hensikt. Vi har også sendt ut enkle digitale spill på e-post, som handler om emnet eller spørsmål som må besvares før møtet. Og med et verktøy som Canwz kan man ved hjelp av mobilen gå rundt i et digitalt miljø og få både bevegelig og tekstbasert kommunikasjon.

Innovation Park har også prøvd å invitere til oppstartforelesninger IRL eller digitalt for å gi alle samme kunnskapsbase før møtet. Skal man gjennomføre det digitalt, må man imidlertid finne et verktøy som fungerer, konstaterer Patrick Standfast.
– Vanlige webinarer blir sjelden bra, synes jeg. Forelesningsformatet er ikke tilpasset film. Da er det bedre å teste ut en eller annen form for kommunikasjonsplattform. Jeg har f.eks. nettopp testet Cisco Spark Board, der den som snakker zoomes inn, og lyden beholder kvaliteten også når foreleseren beveger seg rundt i rommet. Man får også med eventuell whiteboard-tekst eller film som foreleseren benytter. Det fungerte veldig bra.

Gode forberedelser er altså viktig, det samme er oppfølgingen etterpå. I tillegg til de sedvanlige evalueringsskjemaene kan det være lurt å minne om resultatet av møtet og samtidig gi dem som ønsker det, mulighet til å holde kontakt videre.
– Man forlenger møtet, på et vis. Vi pleier å la deltakerne lage egne filmer på selve møtet. Ved hjelp av mobilen lager de sammen korte filmer som oppsummerer det viktigste. Filmene sendes siden til deltakerne via en utvalgt sosial kanal, der alle i sin tur kan kommentere og spre dem videre. Dermed kan også resultatet forbedres og generere ideer i en større krets senere.

Et godt møte kjennetegnes av at deltakerne blir involvert og føler seg hørt. Dette er ekstra viktig hvis man vil oppnå endringer i ettertid, f.eks. at deltakerne skal tenke nytt eller jobbe annerledes.
– Skal man lykkes, må deltakerne være følelsesmessig og intellektuelt engasjerte. Da føler de eierskap, noe som er nødvendig for å bli en ambassadør, sier Patrick Standfast.

Også her kan teknologien være til hjelp. Digitale mentometre som styres via telefonen i sanntid, kan f.eks. sammenfatte svar på spørsmål som stilles. I Menti kan deltakerne også sende enkeltord som projiseres ett og ett eller legges sammen i ordskyer som viser de mest brukte ordene.
– Iblant kan man låse seg til et synspunkt. Da kan det være nyttig å få innsikt i hvordan andre opplever det. Vi har gjort forsøk her i Karlstad som viser at opplevelser ved hjelp av virtual reality, VR, gjør det mulig å sette seg inn i hvordan andre har det. Det øker empatien, noe som kan være nødvendig for å fatte gjennomtenkte beslutninger.

For at alle skal komme til orde, kan appen Gendertime benyttes. Den måler taletiden til forskjellige grupper og personer og sørger dermed for en rettferdig fordeling. Det finnes også teknologi som forenkler gruppearbeid der mange skal si sin mening. Slack er en variant der man både kan dele materiale og diskutere i ulike tråder. Vil man samarbeide om tekst, fungerer Google docs helt utmerket.
– Det har jo eksistert lenge allerede, men mange har aldri prøvd det. Og det er synd, for når mange skal være inne og skrive i samme tekst, er Google docs uslåelig, konstaterer Patrick Standfast.

All ære til ny teknologi, men skal den funke, må den brukes riktig og gjennomtenkt. Digitale presentasjoner er jo f.eks. veldig bra. Men ikke når store tekstbiter og detaljerte diagrammer avløser hverandre. For å unngå dette er det lurt å lage en veiledning med regler for hvordan digitale presentasjoner skal se ut. Del den ut til alle forelesere og kontroller at den følges. Og selv om man som møtearrangør jobber med fantastiske teknologiløsninger, bør man ikke undervurdere det menneskelige aspektet. En dyktig teknisk ansvarlig med is i magen er gull verd for nervøse forelesere som skal få verktøyet sitt til å fungere.

Liten veiledning for digitale presentasjoner

  • Bruk stikkord, korte overskrifter og metaforiske bilder i stedet for lange tekster.
  • Heller mange sider med kort tekst enn få sider med mye tekst.
  • Bilder bør være relevante for sammenhengen. Ellers kan de være forvirrende.
  • Diagrammer skal være ukompliserte og enkle å forstå.
  • Vær normkritisk og husk at innholdet skal gjenspeile alle mennesker, ikke bare normen.
  • Unngå spesialeffekter med mindre de har et tydelig formål.
  • Størrelsen på overskrifter skal være minst 32 punkter. Punktlister bør være minst 20 punkter.
  • Bruk maks. 3 tekststørrelser og et lettlest typesnitt uten seriffer.
  • Bruk en enhetlig form gjennom hele presentasjonen.