Karlstad från ovan
2018-11-20

Del 10: Destinasjonen som en del av møtets sjel

Å dra på et møte langt borte kan skape ekstra forventninger hos deltakerne. På den annen side er det mange varemerkefordeler med et møte på hjemmebane. Og der storbyen vinner på trendfølsomhet, lokker en mindre destinasjon med intimitet og miljøfordeler.

Nært eller fjernt?

Å dra på et møte langt borte kan skape ekstra forventninger hos deltakerne. På den annen side er det mange varemerkefordeler med et møte på hjemmebane. Og der storbyen vinner på trendfølsomhet, lokker en mindre destinasjon med intimitet og miljøfordeler.

Nærhet er alfa og omega for et møte. Men hva slags nærhet? I vårt langstrakte land kan mange føle seg utestengt når møter arrangeres langt hjemmefra. Derfor kan det være en god idé for bedriften å variere møtested. Det handler litt om hvordan du ser på tilgjengelighet, konstaterer Birgitta Sefastsson, prosjektleder for Karlstad Convention Bureau, som arbeider med byen som møtedestinasjon.

Det er ofte enklere å komme seg til større byer. Reisetiden blir kortere. Men når du først er fremme, tar logistikken mellom lokaler, hotell og underholdningstilbud mye tid. Mindre steder ligger lenger unna store flyplasser og kan medføre noen togbytter. På den annen side er det ofte mulig å gå til fots mellom forskjellige steder, noe som frigjør mer tid til selve møtet.

Skal møtet tiltrekke seg internasjonale deltakere, kan Stockholm og Göteborg være lokkeduer som fungerer som portaler til Sverige. Det er rett og slett byer som folk i utlandet har kjennskap til og gjerne besøker. Også svensker kan ønske å dra til større byer i hjemlandet, men da av litt andre grunner:

– Skal du arrangere et møte med fokus på trender, nyheter og underholdning, er kanskje de største byene å foretrekke. Der er det lettere å bli en «early adopter» og teste ut siste nytt.
Vil du derimot fokusere mer på å jobbe i gruppe og bli kjent med hverandre, kan et mindre sted være bra. Der forsvinner ikke deltakerne hver til sitt på samme måte, men holder sammen i gruppen. Det skaper intimitet og samhørighet.

De større byene jobber imidlertid hardt med å øke synergieffektene av selve møtet. Stockholm Tech Week samler for eksempel møter og arrangementer innen samme bransje. Dette fremmer nettverksbygging og skaper nye samarbeid som kan konkurrere med Silicon Valley og lignende steder.

Slik får du det beste møtet på et mindre sted

1. Bruk lokale eksperter som bidrar med gjenkjennelse og særpreg.

2. Finn måter å synliggjøre møtet i byen på.

3. By på lokal kultur.

4. Arranger en felles utflukt i nærområdet.

5. Tenk klimasmart og gå til og fra hotellet og møtearenaen.

6. Nyt lokalprodusert mat.

7. La gavene være donasjoner til lokal veldedighet.

Ta plass i byen

En større by er også velegnet for møter som skal «gå under radaren». I storbyen er det rett og slett lettere å være anonym. Men det kan jo hende at du er ute etter det motsatte. Da passer et mindre sted veldig bra. På mindre destinasjoner er det lettere å «eie» byen og profilere seg. Dessuten er beslutningsprosessen kortere på mindre steder. Næringsliv og offentlig sektor kjenner hverandre, noe som gjør det enklere å løse behov som måtte oppstå, forklarer Birgitta.
– Dermed blir det lettere å tilføre merverdi, både til arrangør og møtedeltakere. Møtetemaet kan gjenspeiles på ulike steder: på hotellet, på restauranter, i butikker og andre steder. Her i Karlstad har vi for eksempel invitert byens innbyggere på foredrag i et kjøpesenter i forbindelse med en medisinsk kongress. Slikt skaper stolthet og får møtedeltakerne til å føle seg bekreftet og velkomne. Markedsføringen fås på kjøpet.

Det er imidlertid ikke bare nasjonale arrangører som tjener på at møtene holdes i nærområdet. Også vertsdestinasjonen har fordel av det.
– Ja, for lokale bedrifter blir det enklere å la flere medarbeidere delta på møtet når det arrangeres på hjemmebane, noe som i sin tur bidrar til økt kunnskapsoverføring. Møter er dessuten en god anledning til å rekruttere manglende kompetanse. Da Svensk förening för anestesi och intensivvård holdt kongressen sin her, førte det for eksempel til at to nye spesialistleger flyttet til Värmland.

Nærhetsprinsippet innebærer også visse miljøfordeler. Mindre transport på stedet og nærdyrket mat er noen. For ikke å snakke om klimasmarte goodiebags og gaver med omtanke:
– I stedet for å gi blomster eller ting pleier vi å tipse om å gi gaver til lokale veldedige formål. Det er en fin gest som gjør inntrykk der og da. Og hvis mange deltakere har kommet med fly, kan reisen klimakompenseres ved å kjøpe biodrivstoffbilletter, såkalte «biobilletter». Dermed unngår vi å øke miljøavtrykket, sier Birgitta Sefastsson.

TimeToMeet destination Birgitta Sefastsson

Slik får du det beste møtet på et mindre sted

1. Bruk lokale eksperter som bidrar med gjenkjennelse og særpreg.

2. Finn måter å synliggjøre møtet i byen på.

3. By på lokal kultur.

4. Arranger en felles utflukt i nærområdet.

5. Tenk klimasmart og gå til og fra hotellet og møtearenaen.

6. Nyt lokalprodusert mat.

7. La gavene være donasjoner til lokal veldedighet.