Fredrik Sjöholm
2018-10-23

Del 9: De rette ingrediensene for det beste møtet

All ære til kjendiser, men noen ganger kan en ukjent foredragsholder bli den største suksessen på et viktig møte. Det handler om å vurdere innholdet og tørre å prøve noe nytt.

Når du arrangerer et stort møte, kan det jo virke logisk at du vet hva det skal handle om. Men det er ikke så innlysende som det kan virke. Et kickoff er et eksempel på et møte mange arrangerer jevnlig uten å ha noe mål for innholdet.
– I slike tilfeller er målet snarere at man skal sveises sammen og bli kjent med nye medarbeidere. Da blir selve aktivitetene viktigere enn å formidle fakta, sier Fredrik Sjöholm i talerformidlingen Talarforum.
Han vet hva han snakker om. Etter mange år i bransjen har han vært med på å arrangere tusenvis av møter. Likevel synes han det er vanskelig å sette fingeren på hva som er et godt møteinnhold. Og det er kanskje ikke så rart. Hvert møte er unikt, akkurat som deltakerne.
– Samtidig er det jo visse ting det er lurt å tenke på. For eksempel at det bør være en god balanse mellom humor og alvor. På en sommeravslutning vil nok humorfaktoren veie tyngre, mens en konferanse om et viktig tema fokuserer på alvoret. Uansett hvor vektskålen havner, er det lurt å ha med noe som letter på stemningen. De færreste orker å sitte og nikonsentrere seg en hel dag.

Når du har en god blanding av innhold, må du tenke på flyten mellom de ulike programpostene. Iblant kan brå overganger være spennende, andre ganger kan en hyggelig aktivitet etter noe seriøst være så tonedøvt at deltakerne oppfatter det som en hån.
– Alt handler om hva du vil oppnå. Vil du fremheve et budskap, skape en følelse, formidle fakta eller bare samle masse deltakere som skal omgås? Ut fra målsettingen må du utforme de ulike programpostene og sørge for at de passer sammen, forklarer Fredrik Sjöholm.

Lokalt eller globalt?

Men målet er som kjent ikke alt. Minst like viktig er veien eller, i dette tilfellet, hvem som skal fremføre budskapet. Lokale grupper, bedrifter og universiteter kan ofte tilby spennende forskere og eksperter som er vant til å stå foran et publikum. Men du kan også ha med egne medarbeidere eller representanter for en bestemt gruppe som er viktig i sammenhengen. Det lokale og unike skaper en personlig følelse av å være utvalgt, og det kan i visse sammenhenger overgå både kjendiser og anerkjente debattanter. Med andre ord kan det at et tilsynelatende vanlig menneske forteller om noe være minst like sterkt som å høre på en erfaren foredragsholder.
– På et møte som handler om omverdensovervåking, må foreleserne fokusere på fakta. Handler det derimot om ren inspirasjon, bør du kanskje ha retorikere og komikere på scenen.

Husk uansett at alle som opptrer, må ha noe å tilføre. De må ha en grunn til å stå der, når deltakerne først tar seg tid til å lytte. Og du må velge foredragsholdere som ikke blir så nervøse at de mister taleevnen. Det kan bli krevende ikke bare for foredragsholderen, men for tilhørerne også. Vil du absolutt ha med en usikker og urutinert foredragsholder, er det bedre å spille inn og klippe sammen en versjon som alle er komfortable med.
Uansett hvilke foredragsholdere du vurderer, kan det være klokt å høre på dem selv. Har du ikke tid, kan du eventuelt spørre noen som har hørt dem snakke. Da slipper du ubehagelige overraskelser.
– Dette gjelder kanskje særlig kjendiser. En person kan jo være veldig kjent, men likevel ikke fungere live på en scene, konstaterer Fredrik Sjöholm.

Riktig moderator

Når du er fornøyd med valg av innhold og foredragsholder, er det enda en potensiell suksessfaktor du bør bruke tid på. Nemlig hvem som skal lede møtet. På mindre møter vil en adm.dir. eller styreformann ofte være selvskreven, andre ganger vil du kanskje ha en moderator utenfra.
– Iblant vil kundene våre ha en moderator som blir som en ansatt. Vedkommende skal jobbe tett på møtedeltakerne, kanskje lede gruppearbeid internt mange måneder i forveien. Andre ganger trenger du kanskje en lettbent standup-komiker i stedet. Ut fra behov gjelder det å finne noen som kan holde orden på både publikum, foredragsholdere og seg selv. Også her må det som blir sagt, være berettiget og velvalgt.

Mange møtearrangører drømmer om en perfekt blanding av foredragsholdere og artister som leverer mer enn de noen gang har kunnet forestille seg. Vil du tilby det beste, må du imidlertid være ute i god tid. For at det skal bli bra, må du ha tid til både kreativitet og planlegging. Og mange potensielle foredragsholdere er fullbooket i minst ett år fremover. Noen måneder er også mer krevende enn andre. I september og januar er det ofte vanskelig å finne foredragsholdere, da skal nemlig alle bedrifter ha kickoff. Derfor bør du også vurdere om du kan være kreativ med tiden. Kanskje kan du bytte ut sesongstart med midten av terminen eller julebord med midtsommerfest?

Tenk på innholdet!

1. Vær ute i god tid Hvilken effekt vil du oppnå? Tenk deg grundig om og vær ute i god tid for å ha flere valgmuligheter.

2. Vurder budsjettet Du finner flinke foredragsholdere i alle prisklasser, men generelt er det en sammenheng mellom pris og kvalitet, særlig hvis du vil ha en populær foredragsholder / et trekkplaster.

3. Tenk på helheten Hvem skal snakke om hva? Selv den beste foredragsholder eller entertainer kan bli en flopp hvis han/hun havner på «feil» konferanse.

4. Kontroll over teknikken Profesjonelle foredragsholdere tar selv hånd om den tekniske biten. Komikere og artister vil derimot ofte ha ekstern teknologi og en lydtekniker. Det kan medføre ekstrakostnader.

5. Sjekk avtalen Sørg for å ha klare avtaler. Hva er inkludert i forarbeidet? Hvor lenge skal personen stå på scenen? Hvilke avbestillingsregler gjelder? Hva skjer hvis personen blir syk?

6. Få hjelp! Usikker? Få hjelp av en talerformidling som kan bidra med alt fra å finne riktig foredragsholder til avtaleskriving og garanti, for eksempel ved sykdom.