Säkra möten
2018-09-25

Del 8: Sikre møtet

Verden i dag kan virke mer truende enn før. Uansett om det faktisk er tilfellet eller ikke, ser truslene annerledes ut. Derfor må møtearrangører tenke gjennom eventuelle risikoer og skreddersy planleggingen deretter.

Petter Säterhed er sikkerhetskonsulent og utvikler arrangements- og sikkerhetskurs ved Karlstads universitet. Han forklarer at det er vanskelig å si noe generelt om hva som er de vanligste risikoene. Det finnes mange forskjellige trusler, og til en viss grad har det sammenheng med type møte.
– Det handler om alt fra brann og hvordan mennesker beveger seg til terrorhandlinger og digital inntrenging. Grovt sett kan risikoene deles inn i fire kategorier. Det finnes risiko som oppstår som følge av selve deltakermassen, f.eks. trengsel og klemskade, og risiko der enkeltpersoner kan bli utsatt for andre menneskers handlinger, f.eks. digital inntrenging eller vold. Så har vi risiko som er en direkte konsekvens av selve arrangementet. Det kan dreie seg om ulykker eller brann, men også at arrangementer som samler mange mennesker, kan bli utsatt for fiendtlige handlinger som terrorisme.

God flyt

Risiko som møtearrangører ofte har i tankene, er brann og risikoen for at deltakere kan rammes av sykdom som hjertestans eller alvorlige allergiske reaksjoner hvis de utsettes for f.eks. parfyme eller nøtter. Det man ofte glemmer å ta høyde for, er risikoen som oppstår når mange mennesker skal forflytte seg samtidig.

– God flyt eller god Crowd Management er viktig for å få til et vellykket arrangement. Crowd Management handler om de besøkendes sikkerhet og trygghet, men ikke bare det. Med Crowd Management skaper man også en god opplevelse, som blant annet gir høy tilgjengelighet og korte køer. Begrepet Crowd Management er forholdsvis nytt og ukjent. Hendelser knyttet til flyt blir ikke alltid lagt merke til, ettersom de sjelden fører til dødsfall, sier Petter Säterhed.

En annen trussel er risikoen for digital inntrenging. Det er noe vi ofte snakker om i forbindelse med hackere som får tilgang til myndighetenes nettsider eller Facebook-sider, men som iblant blir glemt når det gjelder møter og konferanser.
– Jo flere mennesker som samles, desto større er risikoen for at fiendtlige krefter vil utnytte situasjonen. Det kan f.eks. bli satt opp falske rutere som deltakerne i god tro kobler seg opp mot. Dermed kan uvedkommende få tilgang til deltakernes private kontoer. Dette kan også skje under møter. Derfor må den digitale sikkerheten gjennomgås kontinuerlig.
En sikkerhetsrisiko som ofte diskuteres i media, er terrortrusselen. Slik risiko kan ha sammenheng med både møteinnholdet og personene som deltar, eller det kan være at noen vil ramme demokratiet generelt.
– Denne typen risiko må vurderes for hvert enkelt møte. Vurderingen av det nasjonale trusselnivået er svært generell. Derfor bør man også foreta en konkret analyse av det aktuelle møtet. Dette gjøres fortrinnsvis i samarbeid med politiet lokalt. Det er viktig å sette av god tid til analysearbeidet. Å iverksette sikkerhetstiltak uten analyse kan bli både dyrt, stygt … og i verste fall farlig. Derfor skal sikkerhetsinnsatsen utformes ut fra identifisert trusselbilde og sårbarhet.

Stikkord i sikkerhetsarbeidet

Analyse: Hva kan skje, og hvilke konsekvenser får det?
Handlingsberedskap: Nøkkelpersoner skal ha relevant informasjon, kompetanse og ressurser til å løse oppdraget sitt.
Feilsikkerhet: Hele organisasjonen skal fungere selv om uforutsette ting skjer.

Hvordan beskytter man seg?

Slik ligger det an når det gjelder risikoer og trusler. Men hvordan skal man så gå frem for å beskytte seg? Og kan man beskytte seg mot alt?
– Nei, uansett hvilke tiltak man iverksetter, kan man ikke beskytte seg mot absolutt alt. Men de aller fleste risikoer kan faktisk unngås med god planlegging. Man foretar rett og slett en vurdering der man identifiserer sårbarhet og risiko. Ut fra dette planlegger man sikkerhetstiltakene. I den forbindelse er det viktig at sikkerheten står i forhold til arrangementet for øvrig. Målet må være at de besøkende får en så god opplevelse som mulig, uten risiko.

Petter Säterhed forklarer at arrangøren alltid må ta et valg når det gjelder sikkerhet. Man kan la være å gjøre noe som helst. Det er billig, men gir heller ingen beskyttelse. Eller man kan iverksette omfattende sikkerhets- og beskyttelsestiltak. Det gir svært god sikkerhet, men til en høy kostnad.
– «The sweet spot» er et sted midt imellom. Å finne et balansert nivå er en utfordring. For å klare det må man komme i gang med sikkerhetsarbeidet tidlig. Å opprette en sikkerhetsorganisasjon er sentralt i dette arbeidet. Den behøver ikke være stor, men heller dimensjoneres ut fra møtets omfang. Det er imidlertid viktig at den ikke prioriteres bort.

Kunnskap om lovverket!

I Sverige er møtesikkerhet regulert gjennom flere lover og regler, blant annet lov om beskyttelse mot ulykker og forskjellige brannsikkerhetsregler. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har mer informasjon om regelverket.

I tillegg til sikkerhetsorganisasjonen bør hele møteorganisasjonen vite hvordan man håndterer kriser. Det skal med andre ord finnes en kriseplan som alle har kjennskap til.
– Alle kan miste fatningen under stress. Derfor må man arbeide med beredskapen. Hver person i organisasjonen bør vite hva han/hun skal gjøre i en krisesituasjon. Fokuset bør primært være på to ting: hva organisasjonen gjør for å legge til rette for samfunnets ressurser, og hvordan organisasjonen kommuniserer i en krise. Det kan dreie seg om hvordan man evakuerer effektivt, hvordan nødetatene kontaktes, hvem som tar imot utrykningskjøretøy og om eget personale skal gjøre noe konkret i forbindelse med krisesituasjonen. Rask og korrekt kommunikasjon og korrigering av feilaktige opplysninger bør også inngå, forklarer Petter Säterhed.

God sikkerhet handler altså om informasjon og planlegging. Men sikkerhetsarbeidet må ikke bli altfor synlig; da kan det faktisk skape utrygghet i stedet for trygghet.

– «Veldig dårlig sikkerhet» er utilstrekkelig. Sikkerhet som bare er «dårlig», fokuserer stort sett på de rette tingene, men er for synlig. «God sikkerhet» håndterer arrangementets identifiserte risikoer og er akkurat så synlig som den må være. Gule vester kan altså signalisere trygghet i visse sammenhenger, men skape utrygghet i andre. Det handler derfor ikke bare om hva man gjør, men også om hvordan man gjør det.

Stikkord i sikkerhetsarbeidet

Analyse: Hva kan skje, og hvilke konsekvenser får det?
Handlingsberedskap: Nøkkelpersoner skal ha relevant informasjon, kompetanse og ressurser til å løse oppdraget sitt.
Feilsikkerhet: Hele organisasjonen skal fungere selv om uforutsette ting skjer.

Kunnskap om lovverket!

I Sverige er møtesikkerhet regulert gjennom flere lover og regler, blant annet lov om beskyttelse mot ulykker og forskjellige brannsikkerhetsregler. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har mer informasjon om regelverket.