Om man anordnar ett stort möte kan det ju tyckas självklart att man vet vad det ska handla om. Men det är inte så solklart som det kan tyckas. En kickoff är ett exempel på möte som många anordnar regelbundet, utan innehållsligt mål.
– I sådana fall är målet snarare att man ska svetsas samman och lära känna de nya. Då blir själva aktiviteterna viktigare än att förmedla fakta, säger Fredrik Sjöholm på talarförmedlingen Talarforum.
Han vet han vad han pratar om. Efter många år i branschen har han hjälpt till att arrangera tusentals möten. Ändå tycker han att det är svårt att sätta fingret på vad som är ett bra mötesinnehåll. Och kanske är det inte så konstigt. Varje möte är unikt, precis som deltagarna.
– Samtidigt finns det ju vissa saker som är bra att tänka på. Som att balansen mellan skoj och allvar måste vara rätt. Är det sommaravslutning kanske skojfaktorn väger tyngre, medan en konferens om ett viktigt ämne har fokus på allvaret. Oavsett var vågskålen hamnar är det bra att ha med något som lättar upp. Man orkar sällan sitta en hel dag utan att få slappna av då och då.

När du har en bra mix av innehåll, så kan det vara klokt att tänka igenom flödet mellan de olika programpunkterna. I vissa fall kan tvära kast vara spännande, i andra fall kan en nöjesaktivitet efter något seriöst vara så tondövt att det uppfattas som en skymf av deltagarna:
– Allt handlar om vad man vill uppnå. Vill man förstärka ett budskap, ge en känsla, förmedla fakta eller bara få dit en massa deltagare som ska umgås? Utifrån målsättning får man mejsla fram de olika programpunkterna och se till att de passar ihop, förklarar Fredrik Sjöholm.

Lokalt eller globalt?

Men målet är som vanligt inte allt. Minst lika viktigt är vägen, eller i det här fallet vilka som ska framföra budskapet. Lokala kluster, företag och universitet kan ofta erbjuda spännande forskare och experter som är vana att framträda. Men man kan också ha med egna medarbetare eller företrädare för en viss grupp som är viktig i sammanhanget. Det lokala och unika skapar en personlig känsla av utvaldhet, som i vissa sammanhang slår högre än kändisar och erkända debattörer. Kort sagt, att se en till synes vanlig människa berätta något kan bli minst lika starkt som att lyssna till en slipad föredragshållare.
– På ett möte om omvärldsbevakning behöver föreläsarna fokusera på fakta. Men handlar det istället om ren inspiration så kanske man ska ha retoriker och komiker på scenen.

Oavsett vilket, tänk på att alla som framträder ska ha något att tillföra. De ska ha ett skäl för att stå där, nu när deltagarna lägger ner sin tid på att lyssna. Och hitta talare som inte blir så nervösa att de tappar talförmågan. Det blir jobbigt inte bara för den personen, utan också för hela publiken. Har man en osäker och ovan talare som man absolut vill ha med, så är det bättre att spela in och klippa ihop en version som alla är bekväma med.
Vilka talarna du än funderar på, så kan det vara klokt att själv lyssna på dem. Finns inte den tiden kanske du känner människor som har hört dem tala. På så sätt slipper du obehagliga överraskningar.
– Det gäller kanske framför allt kändisar. Någon kan ju vara jättekänd men hen kanske ändå inte funkar live på en scen, konstaterar Fredrik Sjöholm.

Rätt moderator

Om man är till freds med valet av både inriktning och talare, så finns det fortfarande en potentiell framgångsfaktor som man måste lägga en hel del energi på. Det gäller vem som ska leda mötet. Till en del mindre möten kan en VD eller ordförande vara självskriven, till andra vill man ha en utomstående moderator.
– Ibland vill våra kunder ha en moderator som blir som en anställd. Personen ska jobba nära mötesdeltagarna, kanske leda grupparbeten internt många månader i förväg. Men andra kanske snarare behöver en lättsam ståuppkomiker. Utifrån behovet gäller det att hitta någon som både kan hålla ordning på såväl publik och föredragshållare som sig själv. Även här gäller att det som sägs ska vara motiverat och välvalt.

Många mötesarrangörer drömmer om den perfekta mixen av talare och artister, som levererar mer än man någonsin kunnat föreställa sig. Men vill man kunna erbjuda det bästa, så gäller det att vara ute i god tid. För att det ska bli bra måste man ha tid, både för kreativitet och planering. Och många potentiella talare har fullbokade kalendrar som kräver minst ett års framförhållning. Vissa månader är dessutom svårare än andra. I september och januari brukar det vara tufft att hitta föreläsare, för då ska alla företag ha kickoff. Så fundera på om du kan vara kreativ även med tiden. Ni kanske kan byta säsongsstarten mot mitterminsavstämning, eller byta julfesten mot ett midsommarparty?