Många människor har arbetsdagar späckade av möten. Stora och små, tenderar de att fylla vår dag. Ofta är de intressanta och betydelsefulla, ibland uppfattas de mest som irriterande tidstjuvar. Men även om ett möte är oviktigt för just dig, så kan ändå innehållet vara tankeväckande för någon annan.

Arman Teimouri har arbetat med PR och marknadsföring i femton år. Idag är han kommunikationschef på Karlstad Congress and Culture Centre, KCCC och ägnar en stor del av sin tid åt marknadsföring av möten. Enligt honom är möten en underskattad källa för PR, alltså nyheter som sprids via media. Fast egentligen är det inte själva mötet som är spännande, utan snarare dess innehåll.
– Möten är fyllda av fakta, nya tankar, experter och händelser som kan vara av intresse för alla möjliga människor, konstaterar han.

Pressmaterial

Ha alltid ett aktuellt pressmaterial klart inför mötet. Hör media av sig, ska du snabbt kunna skicka välskriven och lättförståelig information om det aktuella mötet, dess budskap och den aktör som arrangerar. Bilder är minst lika viktigt som text. Tänk därför ut bra fotomöjligheter för de fotografer som vill komma och dokumentera.

Våga fråga!

Saknar du tid och kraft för att skapa PR kring ditt möte? Eller vet du inte hur du ska formulera ett pressmeddelande och vart du sedan ska skicka det? Prata med din convention bureau eller ta kontakt med en PR-byrå. De hjälper gärna till, både på internationell, nationell och regional nivå.

Prisvärd PR

Genom att se varje möte som en möjlig marknadsföringskanal, kan en organisation eller ett företag få ut mängder med viktig kommunikation, dessutom på ett prisvärt sätt. Men många missar den möjligheten, kanske för att de tror att deras möte är ointressant.
– Det finns en rädsla för att prata med media. Man kanske tycker att mötet är för litet eller att innehållet är för snävt. Men journalisterna blir glada för nya uppslag. De letar ständigt efter nya infallsvinklar och reportageuppslag. Därför ska man alltid se sina möten som möjliga nyheter, säger Arman Teimouri.

Alla företag, sammanslutningar och organisationer är också varumärken. Varumärket formas av allt som sägs eller görs i dess namn, inte minst via media. Att skicka ut genomtänkta budskap kan därför vara ett kostnadseffektivt sätt att förstärka eller forma ditt varumärke. På så sätt styr du informationen i den riktning du själv vill.

Men hur gör man då för att få publicitet kring sitt möte? Enligt Arman Teimouri behöver det inte vara särskilt krångligt:
– Börja med att tänka ut vilka möjliga budskap, experter och ämnen som kan vara intressanta. Fundera sedan på vem målgruppen är och hur du når den. Ska det bli en nyhet i vanliga medier, så behöver det beröra allmänheten hyfsat brett. Fundera också på om intresset är lokalt, nationellt eller till och med internationellt. Är målgruppen mer branschspecifik, finns särskilda tidningar, nätsidor och bloggar du kan rikta dig till. Och kom ihåg att du kan skicka samma information till flera olika medier, förklarar han.

Nästa steg är att planera hur och när du ska distribuera dina nyhetsuppslag.
– Informationen kan bestå av ett pressmeddelande där du kort berättar det du vill. Är det ett allmänt möte kan du skicka med en inbjudan. Du kan också ringa eller skriva ett enkelt mail. Tänk bara på att vara ute i god tid så att redaktionerna hinner planera.

Fokusera rätt

Känns det svårt eller tidskrävande? Då finns det mängder av PR- och kommunikationsbyråer både lokalt och nationellt. De kan vara ett stöd både för att mejsla ut vad som är rätt nyheter, och hur du ska förmedla dem.
– Men fastna inte enbart i att bygga varumärke i media. Själva mötet är också en perfekt nyhetskanal. Här finns möjlighet att få ut ett budskap till alla mötesdeltagare, som i sin tur för det vidare i sina nätverk. Kom bara ihåg att människor inte kan hålla allt som sägs i huvudet. Bestäm vad som är viktigast, och fokusera på det.

Om staden där mötet hålls är med på noterna, kan det man vill säga dessutom bli synligt lokalt på platsen:
– I en mindre stad som Karlstad märks stora möten tydligt. Här drunknar man inte i allt annat. Restauranger och hotell samarbetar gärna för att lyfta ditt budskap och sätter man varumärket på banderoller och stortavlor så märks det. På så sätt kan ett varumärke snudd på ”äga” stan. Det hjälper självklart till att bygga sammanhållning i en grupp.

Andra aktörer vill hellre bjuda på en oväntad storstadsvistelse med en mängd olika typer av upplevelser för den enskilda mötesdeltagaren.
– Även då kan man prata ihop sig med vissa samarbetspartners för att i alla fall få några gemensamma aktiviteter. Varje möte är ju ett tillfälle att föra ut information och bygga gruppdynamik. Så tänk igenom vilka deltagarna är och vad du faktiskt vill att de ska ta med sig när mötet är slut. Det tjänar både arrangörer och deltagare på, säger Arman Teimouri.