Att se en spännande Netflixserie eller en efterlängtad teaterföreställning kan vara mäktigt. Engagemang och starka känslor väcks till liv. Intensivt följer vi huvudpersonerns minsta rörelse för att få reda på hur det ska gå. När slutet kommer är det med sorg man inser att det är över för den här gången. Sedan lämnar man dramat med hjärnan fullproppad av intryck, beredd att diskutera med andra som upplevt detsamma. Just så vill mötesproducenten Jakob Rubenson att även möten ska fungera:
– Möten är lite som teater, det är någon längst fram som gör något som de i publiken ska följa. Men de flesta möten är väldigt dåliga på att skapa dramaturgi och dynamik. Oftast fylls tiden av folk som pratar till en enformig PowerPoint. Efter en hel dag där allt ser likadant ut är det inte konstigt att folk tröttnar, säger han.

Jakob Rubensons recept för att motverka tristess är överraskningar. Precis som på teatern använder han ljus, ljud, rekvisita och rörelse för att skapa liv och oväntade vändningar.
– Tänker man så blir kommunikationen mer effektiv. Tempoväxlingar, oväntade kulturinslag och estetik är knep för att få folk att vakna och lyssna. Som deltagare ska man känna att det gäller att vara beredd, för här kan vad som helst hända. Annars finns risken att publiken blir för trygg. De vet att ingen ser dem eller kräver nåt. Då är det lätt att slumra till i stolen. Som mötesarrangör är det en mardröm, men en vanlig sådan, tyvärr.
För att skapa den eftertraktade dynamiken brukar Jakob och hans team göra en känslograf över mötet. Där ritar de in när det ska kännas viktigt och lite oroande, och när människor får njuta, skratta eller vila.

– Vi brukar kalla den för ångestgrafen, säger han halvt på skämt, halvt på allvar. Det är bra med lite ångestkänsla, varvat med kärlek och gemenskap. Det kan låta flummigt, men många möten är för kliniska. Om man däremot får in känslor och interaktion berör man människor på djupet och förstärker upplevelsen.
Men hur gör man då för att ett möte ska bli överraskande? Ett knep är att skapa tempoväxlingar mellan lugna, lyssnande inslag och andra som kräver aktivt deltagande. För att öka interaktionen kan man exempelvis göra korta filmer under dagen där man intervjuar deltagarna om olika saker. Dessa visas sedan i plenum.
– Redan när första filmen visas fattar människor att de måste hänga med för att kunna svara på eventuella frågor, konstaterar Jakob.

Ett annat knep för att få till en växelverkan är att jobba med ljuset i rummet. Precis som på teatern är ljuset en smart kompis när man vill jobba med effekter.
– Ljuset kan användas för att få folk att titta på en viss sak. Men det kan också användas för att variera rummet. Olika ljus ger olika känslor. Skapar man ett ljust, öppet rum upplever deltagarna att det är lite friare och lugnare. Man lyssnar om man vill. I ett mörkare och mer intimt rum ökar istället koncentrationen.
Tor Cederman är frilansande utställningsformgivare, scenograf och konstnär. Han ser också ljuset som en betydelsefull faktor när det gäller att skapa ett möte med impact.
– Vettig belysning är ett måste, annars känns allt som dålig kvalitet. Tänk bara på att lysrör ställer till det. Mysiga ljuslyktor funkar liksom inte i en sådan miljö.
Både Tor och Jakob tycker att fler möten borde bjuda på kultur av olika slag. Enligt Tor Cederman fungerar kulturen och konsten som en rumslig sidekick som på ett abstrakt sätt skapar sammanhang och förmedlar mötets röda tråd.
– En installation eller ett konstverk kan få människor att prata med varandra. De tycker saker, blir engagerade och får nya infallsvinklar. Det gör att man på ett djupare plan förstår mötets röda tråd och minns den efteråt.

Helst vill Tor Cederman att den röda tråden ska märkas överallt där mötesdeltagarna befinner sig. Det kan handla om allt från reception och toaletter till gästernas hotell, gärna med en glimt i ögonvrån.
– Att tänka helhet och forma alla miljöer blir en enorm förstärkning av det man vill säga. Dyker temat upp på oväntade platser får det extra genomslagskraft. Men det gäller att utgå från tid och pengar. Har man ont om tid och liten budget är det bättre att göra en enda riktigt bra sak än att göra många halvbra. Fast det behöver inte innebära att största budgeten ska läggas på kvällens artist. Att under dagen reflektera över något angeläget är minst lika viktigt. I bästa fall kommer man hem med en riktig aha-upplevelse, konstaterar han.