Time to meet

Att åka på ett möte långt borta kan skapa extra förväntan hos deltagarna. Å andra sidan finns många varumärkesmässiga fördelar med ett möte på hemmaplan. Och där den stora staden vinner i trendkänslighet, lockar en mindre destination med intimitet och miljöfördelar.

Kändisar i all ära, men ibland kan en okänd talare bli den största framgången på ett viktigt möte. Allt handlar om att tänka till kring innehållet och våga testa något nytt.

Världen omkring oss upplevs idag som mer hotfull än tidigare. Oavsett om det är sant eller inte, så kan hoten se annorlunda ut. Därför behöver mötesarrangörer tänka igenom eventuella risker och skräddarsy en planering därefter.

Tekniska lösningar är mer regel än undantag på dagens möten. Men det handlar inte bara om ljud, ljus och powerpoints. Digitaliseringen gör det möjligt att skapa möten som är anpassade till varje deltagare. På så sätt kan mötet bli både effektivare och mer verkningsfullt.

Kongresser behöver en stark röd tråd för att bli lyckade. Men hur kommer man på ett tema för sitt möte, och hur vet man om det är bra? Vendela Englund Burnett har ansvarat för två stora kongresser de senaste åren. Hennes tips är att blanda hårdnackad struktur med lätt galenskap.

Tillhör du dem som tror att ”en enkel buffé” blir den billigaste maten på stora möten? Då har du fel. Att servera varje gäst vid bordet sparar pengar, samtidigt som gästen får godare mat och bättre service. På köpet ökar tryggheten, i en tid då allt fler beställer specialkost.

Har du tänkt på att minsta lilla möte är fyllt av information? Rätt vinklad kan den bygga varumärke minst lika bra som en reklamkampanj. Så missa inte den möjlighet till marknadsföring som dyker upp varje gång du arrangerar ett möte.

Alla möten har ett syfte. Som mötesarrangör vill man gärna att detta syfte når fram till deltagarna och blir ihågkommet. Men det är inte alltid så enkelt. Ett tips är att skapa impact med knep från teaterns värld.

Mänskligheten har förstått att pauser är betydelsefullt i vardagen. Extra viktigt är det på en konferens eller kongress med intensivt lyssnande under långa dagar. Forskare vid stressforskningsinstitutet i Stockholm har nämligen konstaterat att utan pauser blir människor sämre på att både lyssna, minnas och kommunicera.

Det viktigaste i ett möte är människorna. Arrangörer vill gärna att alla som deltar ska vara intresserade. Så hur går det till att skapa engagemang? Och vad behövs för att alla ska känna sig välkomna?

Vi startar en ny reportageserie om hur mötesarrangörer skapar bättre möten. Målet är att de ska bli bäst på det vi älskar.