Del 6: Varje kongress behöver galenskap för att funka

– Projektgruppen som arrangerar kongressen behöver innehålla både kreativa vulkaner och strukturerade excelmänniskor. Och båda typerna behöver bli lyssnade på, säger Vendela Englund Burnett, distriktsläkaren som numera driver en privat vårdcentral. Innan dess var hon chef för den värmländska primärvården. I den egenskapen var hon bland annat ansvarig för en nationell primärvårds-kongress för människor med alla tänkbara roller inom vårdsektorn. Innehållsmässigt var tanken att kongressen skulle handla om alla de bra saker som görs, allt från behandling av benskörhet till hur man strukturerar telefonköer.

– Alla skulle komma med sin bästa grej. Utifrån det målade vi upp bilden av en buffé, ett knytkalas där alla bidrog med något. Knytkalaset blev den röda tråden som vi sedan höll stenhårt i. Det blev vår livlina, som gjorde att vi visste när vi skulle säga ja, och när vi skulle säga stopp.

Temat fanns med visuellt redan i inbjudningarna och de digitala kanalerna. Det följdes upp på plats med presentationerna, klädseln på värdarna, maten, underhållningen och till och med konstgräs och bersåer inomhus, där man kunde sätta sig ner och prata. Knytkalaset blev på så sätt en konkret och närvarande metafor för att alla skulle bidra med det man kunde bidra med. Det var en bild som del-tagarna förstod och kunde ta till sig.
– Inomhusbersåerna fungerade exempelvis väldigt bra. Folk hängde där så fort det var paus. Det blev naturliga inspirationsplatser där människor samverkade intellektuellt och delade sina tankar. Och det var ju meningen med hela konferensen.

Spinn en röd tråd!

1. Bilda en projektgrupp som består av både kreativa individer och organisatörer. (Var noga med att roller och mandat är extremt tydliga.)
2. Våga släppa loss kreativiteten.
3. Se till att temat är förankrat i en aktuell omvärldsanalys (Försök inte sminka grisen.).
4. Den röda tråden ska fungera som en tydlig metafor för mötets mål.
5. Ge temat en visuell form som löper genom hela projektet.
6. Skapa överraskande saker som förstärker temat.
7. Se till att föreläsarnas texter hänger ihop med den röda tråden.
8. Klargör temat för alla samarbetspartners.
9. Använd temat som rättesnöre för alla beslut. Allt som inte passar in ska bort!
10. Planera allt in i minsta detalj.

Hitta den röda tråden

Att Vendela själv är en av de ”kreativa vulkanerna” är tydligt när man träffar henne. Tankar och idéer strömmar fram under intervjun. Men hur gör man då för att hitta på en röd tråd till sitt möte?
– För sådana som mig är det aldrig svårt att komma på ett tema och fylla det med rätt innehåll. Det sker naturligt. Därför behöver man hitta idésprutor som kan vara med från start i projektgruppen. Man måste också våga släppa taget och låta dem gå loss. Men sedan behöver man en annan typ av människor för att planera och genomföra. Så mixen i gruppen är viktig. Alla bra idéer tar ju tid att fixa. Och man måste utgå från att saker går åt skogen. Något gör alltid det i sista stund. Men med tydlig planering och rätt människor så går det att lösa.

Vad fungerar bäst?

Vad är det då som gör en röd tråd bra? Enligt Vendela Englund Burnett handlar det om att temat ska fungera både visuellt och känslomässigt. Därför måste idén vara enkel och tydlig. Människor ska se och förstå grundtanken och kunna bära den med sig efteråt. Men för att den röda tråden ska funka, måste den vara aktuell och ha anknytning till det som händer i deltagarnas vardag. Annars kan det kännas påklistrat och till och med bli kontraproduktivt.
– Jag var med i projektgruppen för en vetenskaplig kongress som fick namnet Liv och lust. Vi visste hur tufft det kunde vara att jobba i vårdsektorn. Det kunde vi inte negligera.

Därför blev det viktigt att skapa inspiration och andrum. Resultatet blev en kongress där allt hand-lade om att skapa balans, lust och välmående. Tanken var att visa att det livsnyttiga också kunde vara lustfyllt, att det också är en viktig aspekt på hälsa. Även maten, aktiviteterna och underhållningen följde den röda tråden. Maten var hälsosam, helt utan transfetter. Och som underhållning gjorde vi till exempel filmer och specialskrivna sånger som framfördes som allsång. En sång hette ”Vi gör det till veckan”. Det kan låta fånigt, men det funkade. Folk blev glada och reflekterade tillsammans. Det blev en viktig input som de bar med sig efteråt, konstaterar Vendela Englund Burnett.