Del 7: Teknik som förhöjer

Varje möte har ett eget mål. Frågan är bara vilket? Ny forskning visar att de människor som deltar på möten sällan drivs av samma syfte. Några är där för nätverkande, andra för de intressanta föreläsarna medan ytterligare några deltar enbart för att de blivit beordrade. Varje individ har sin ingång till det som ska avhandlas. Det kan ställa till problem. Risken finns att mötesdeltagarna har olika uppfattning om vad mötet handlar om.

Många gånger har mötesdeltagarna dessutom varierande kunskap om det som ska avhandlas. Några kan massor medan andra bara har en vag uppfattning om det aktuella ämnesområdet. Patrick Standfast är Creative Director på Karlstad Innovation Park, som genom co-creation prövar olika digitala lösningar för ökat samarbete och kreativitet. Han konstaterar att möten är som löplopp. De som ställer upp på startlinjen måste allihop veta vilken distans de ska springa. Annars har de inte kunnat träna på rätt sätt innan eller ha rätt slags löparskor med sig.
– På ett möte där alla kliver in med olika förutsättningar kan det hända att några försöker driva fram beslut medan andra vill jobba kreativt eller skapa bättre sammanhållning. Då finns risken att resultatet blir noll, konstaterar han.

Vill man att alla ska dra åt samma håll gäller det därför att i god tid innan mötet vara tydlig med syftet. Man behöver också se till att alla har likvärdig kunskap om innehållet.
– Man kan ju skicka ut mejl innan. Men eftersom alla människor har olika sätt att ta in information, är risken stor att många missar det viktiga. Och då måste dyrbar mötestid gå åt till att ge alla samma grund att stå på.

För att slippa det kan man ta hjälp av den digitala tekniken. Genom att använda olika verktyg och kanaler kan varje individ få information på det sätt som passar henne bäst.
– Man kan exempelvis kombinera text med korta filmer om mål och syfte. Vi har också mejlat ut enkla digitala spel som handlar om ämnet eller frågor som måste besvaras innan mötet. Och med ett verktyg som Canwz kan man med hjälp av sin mobiltelefon gå runt i en digital miljö och få både rörlig och textburen kommunikation.

Innovation Park har även testat att bjuda in till uppstartsföreläsningar IRL eller digitalt för att ge alla samma kunskapsbas inför mötet. Men ska man göra dem digitalt gäller det att hitta ett verktyg som fungerar, konstaterar Patrick Standfast.
– Vanliga Webinars blir sällan bra, tycker jag. Föreläsningsformatet är inte anpassat för film. Då är det bättre att testa en kommunikationsplattform av något slag. Jag har exempelvis nyss testat Cisco Spark Board, där den som pratar zoomas in och ljudet behåller kvaliteten även när föreläsaren rör sig i rummet. Man får även med eventuell whiteboardtext eller film som föreläsaren använder sig av. Det fungerade väldigt bra.

Goda förberedelser är alltså betydelsefullt, precis som uppföljningen efteråt. Förutom sedvanliga utvärderingsenkäter kan det vara klokt att påminna om resultatet av mötet, och samtidigt ge de som vill ett sätt att bibehålla kontakten fortsättningsvis.
– Det blir ett sätt att förlänga mötet. Vi brukar låta deltagarna göra egen film under själva mötet. Med hjälp av mobiltelefonerna får de tillsammans göra korta filmer som sammanfattar det viktigaste. De skickas sedan till deltagarna genom en utvald social kanal, där alla i sin tur kan kommentera och sprida dem vidare. Det gör också att resultatet kan förmeras och skapa idéer i en större krets efteråt.

Ett bra möte kännetecknas av att deltagarna blivit involverade och känt sig lyssnade på. Extra viktigt är det om man vill skapa förändring efteråt, exempelvis att deltagarna ska tänka på nya sätt eller jobba annorlunda.
– Ska man lyckas behöver deltagarna känna känslomässigt och intellektuellt engagemang. Det gör att man känner delägarskap, vilket är nödvändigt för att bli en ambassadör, säger Patrick Standfast.

Även här kan tekniken vara till hjälp. Exempelvis kan digitala mentometrar som sköts via telefonerna i realtid sammanställa svar på frågor som ställs. I Menti kan deltagarna även skicka enstaka ord som kan projiceras ett och ett eller läggs samman i ordmoln som visar de mest använda orden.
– Ibland kanske människor låser sig vid en åsikt. Då kan man behöva få insikt i hur andra individer känner sig. Det har gjorts försök här i Karlstad som visar att upplevelser med hjälp av Virtual reality, VR, gör det möjligt att förstå hur det är att gå i någon annans skor. Det ökar empatin vilket kan behövas för att fatta genomtänkta beslut.

För att att se till att alla kommer till tals kan appen Gendertime användas. Med den mäts taltiden mellan olika grupper och individer, vilket gör att man enkelt kan se till att det blir en rättvis fördelning. Det finns även teknik som underlättar grupparbeten där många ska tycka. Slack heter en variant där man både kan dela material och diskutera i olika trådar. Vill man samarbeta kring text fungerar Google docs alldeles utmärkt.
– Det har ju funnits länge nu men det är många som aldrig testat. Och det är synd för är man många som ska vara inne och skriva i samma text är det oslagbart, konstaterar Patrick Standfast.

Ny teknik i all ära, men ska de funka måste de användas rätt och med eftertanke. Digitala presentationer är exempelvis jättebra. Utom vid de tillfällen då stora textsjok och detaljerade diagram avlöser varandra. För att undvika detta är det klokt att utforma en lathund med regler för hur digitala presentationer ska se ut. Dela sedan ut dem till alla föreläsare och kontrollera att de efterföljs. Och även om man som mötesarrangör jobbar med fantastiska tekniklösningar så bör man inte underskatta den mänskliga komponenten. En kunnig och lugn teknikansvarig är guld värt för nerviga föreläsare som ska få sina verktyg att fungera.