Del 10: Destinationen som en del av mötets själ

Nära eller långt borta?

Att åka på ett möte långt borta kan skapa extra förväntan hos deltagarna. Å andra sidan finns många varumärkesmässiga fördelar med ett möte på hemmaplan. Och där den stora staden vinner i trendkänslighet, lockar en mindre destination med intimitet och miljöfördelar.

Närhet är A och O för ett möte. Men vilken slags närhet? I vårt avlånga land är det mängder av människor som känner sig exkluderade när möten placeras på en ort långt borta från hemmet. Därför kan det vara bra att variera mötesstad inom en organisation. Lite grann handlar det om hur man ser på tillgänglighet, konstaterar Birgitta Sefastsson, Project Manager för Karlstad Convention Bureau, som arbetar med staden som mötesdestination.

Stora städer är ofta enklare att ta sig till. Det kan innebära kortare restider. Men väl på plats tar logistiken mellan lokaler, hotell och nöjen mycket tid. Små städer ligger längre från större flygplatser och kan kräva några tågbyten. Fast å andra sidan kan man kanske gå mellan olika platser, vilket frigör mer tid för själva mötandet.

Om mötet ska locka internationella deltagare kan Stockholm och Göteborg vara smarta lockbeten, som fungerar som portaler till Sverige. Det är helt enkelt städer som människor utomlands känner till, och gärna besöker. Även svenskar kan längta till de stora inhemska städerna, men då av lite andra skäl:
– Ska man arrangera ett möte med fokus på trender, nyheter och nöjespuls, så är kanske de största städerna är att föredra. Där är det enklare att bli en early adaptor och testa det nyaste nya.
Vill man däremot fokusera mer på att jobba i grupp eller att lära känna varandra, så kan en mindre stad vara bra. Där försvinner inte deltagarna ut i det allmänna nöjeslivet på samma sätt, utan håller ihop i gruppen. Det skapar intimitet och samhörighet.

Men de större städerna arbetar hårt för att öka synergieffekterna av själva mötandet. Stockholm Tech Week samlar exempelvis möten och events inom samma bransch. Det blir ett sätt att stötta nätverkandet och skapa nya samarbeten som ska kunna konkurrera med Silicon Valley och liknande platser.

Så gör du det bästa mötet i en mindre stad

1. Nyttja lokala experter som ger igenkänning och unikitet.

2. Hitta sätt att synliggöra mötet i staden.

3. Bjud på lokal kultur.

4. Gör gemensam utflykt i omgivningen.

5. Tänk klimatsmart och gå mellan hotell och mötesarena.

6. Njut av närproducerad mat.

7. Låt presenterna bli gåvor till lokal välgörenhet.

Ta plats på stan

En stor stad är också bra för möten som ska ”gå under radarn”. I storstan är det helt enkelt lättare att vara anonym. Fast nu kan det ju vara raka motsatsen man är ute efter. Då passar en mindre stad väldigt bra. På mindre destinationer är det lättare att ”äga” staden och profilera sig. I små städer är beslutsvägarna dessutom kortare. Näringsliv och offentlig sektor känner till varandra, vilket gör det enkelt att lösa behov som uppstår, förklarar Birgitta.
– På så sätt blir det lättare att ge mervärde, både till arrangör och mötesdeltagare. Mötets tema kan återspeglas här och var på hotell, restauranger, i butiker och på andra platser. Här i Karlstad har vi exempelvis bjudit stadens invånare på föredrag i en shoppinggalleria i samband med en medicinsk kongress. Sånt skapar stolthet och gör att mötesdeltagarna känner sig bekräftade och välkomna. Marknadsföringen kommer på köpet.

Det är dock inte bara nationella arrangörer som tjänar på att mötena sprider ut sig i närområdet. Även värddestinationen mår bra av det.
– Ja, för lokala organisationer blir det enklare att låta fler medarbetare delta i mötet när det arrangeras på hemmaplan, vilket i sin tur bidrar till ökad kunskapsöverföring. Dessutom är möten ett fint tillfälle att rekrytera saknad kompetens. När Svensk förening för anestesi och intensivvård arrangerade sin kongress här, ledde det exempelvis till att två nya specialistläkare flyttade till Värmland.

Med närhetsprincipen följer också vissa miljöfördelar. Mindre transporter på plats och närodlad mat är några. För att inte tala om klimatsmarta goodiebags och kloka presenter:
– Istället för blommor eller prylar brukar vi tipsa om att skänka gåvor till lokala välgörande ändamål. Det blir en fin gest som gör avtryck på plats. Och om många deltagare anlänt med flyg, så kan resan klimatkompenseras med att köpa biobränslebiljetter, så kallade biobiljetter. På så sätt undviker vi att öka vårt ekologiska fotavtryck, säger Birgitta Sefastsson.